Regulamin Konferencji Studenckiej

REGULAMIN KONFERENCJI STUDENCKIEJ

ONCOweek
Nowotwór pod czujnym okiem dziś i jutro
oraz  KONKURSU PRAC STUDENCKICH

Postanowienia ogólne

1. Poniższy Regulamin, zwany dalej “Regulaminem”, określa warunki uczestnictwa w Podlaskim Tygodniu Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2- 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku.
2. Podlaski Tydzień Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2 – 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku jest inicjatywą Fundacji THORAX oraz studentów i pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zwanych dalej “Organizatorem”.
3. W ramach Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek 7 grudnia 2019 r. odbędą się Konkurs Prac Studenckich i Konferencja Studencka ONCOWEEK Nowotwór pod czujnym okiem dziś i jutro, dalej określana “Konferencją”, oraz warsztaty organizowane w dniu 8 grudnia 2019 r.
4. Adresatami wydarzenia są studenci uczelni medycznych zainteresowani tematyką onkologiczną w zakresie chorób nowotworowych.
5. Miejscem  Konferencji i Konkursu Prac Studenckich jest Centrum Badań Innowacyjnych w Białymstoku ( ul. Waszyngtona 13, 15-269 Białystok).
6. Czas trwania Konferencji i Konkursu Prac Studenckich są określone w Programie Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek opublikowanego na stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl.
7. Oficjalny serwis internetowy Konferencji i Konkursu Prac Studenckich znajduje się pod adresem oncoweek.pl.
8. Językami obowiązującymi podczas Konkursu Prac Studenckich i Konferencji są język polski i język angielski.
9. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz Konkursie Prac Studenckich i obowiązują wszystkich Uczestników.

Zasady uczestnictwa w konferencji

• 1. 1. Do uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci wszystkich lat studiów kierunku lekarskiego uczelni medycznych.
     2. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
        1. • uczestnik bierny – uczestnik mogący brać udział w wykładach i Konkursie Prac Studenckich  jako wolny słuchacz oraz czynnie uczestniczyć w warsztatach;
           • uczestnik czynny –  uczestnik mogący brać udział w wykładach jako wolny słuchacz, w Konkursie Prac Studenckich jako prezentujący pracę oraz czynnie uczestniczyć w warsztatach.

  Wyboru formy uczestnictwa należy dokonać w formularzu rejestracyjnym Konferencji.

  1. Warunkiem uczestnictwa  biernego w Konferencji jest: wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji do 1 grudnia 2019 r.
  2. Warunkiem uczestnictwa czynnego w Konferencji jest:
     1. 1. • wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji do 1 grudnia 2019 r.;
           • uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości 50 zł do 1 grudnia 2019 r.;
           • przesłanie abstraktu drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do 4 listopada 2019 r.

     Formularz rejestracyjny Konferencji dla uczestników biernych i czynnych zostanie udostępniony na stronie internetowej oncoweek.pl  1 października 2019 r.

  3. Termin rejestracji uczestnictwa biernego i czynnego w Konferencji upływa 1 grudnia 2019 r. lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator poinformuje poprzez stronę internetową oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
  4. Udział bierny w Konferencji jest bezpłatny.
  5. Płatność za uczestnictwo czynne możliwa jest do zrealizowania przelewem bankowym.
  6. Przelew bankowy należy wykonać na rachunek bankowy o numerze:
     

     10 1020 1332 0000 1102 1045 6178 (Bank PKO BP),

     TYTUŁEM: „ONCOweek KPS, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPS, Jan Kowalski).

  7. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału biernego lub czynnego w Konferencji poprzez przekazanie informacji do  Organizatora drogą elektroniczną  na adres: konkursprac@fundacjathorax.pl z tytułem e-maila: “Rezygnacja z udziału w Konferencji + imię i nazwisko uczestnika, który rezygnuje”.
  8. Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału czynnego w Konkursie Prac Studenckich poprzez przekazanie informacji do Organizatora drogą elektroniczną na adres: konkursprac@fundacjathorax.pl z tytułem e-maila: “Rezygnacja z udziału w Konkursie Prac Studenckich + imię i nazwisko uczestnika czynnego, który rezygnuje”.
  9. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa po uiszczeniu opłaty za udział czynny, pieniądze nie będą zwracane.
  10. Jedynym potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji będzie Certyfikat Uczestnictwa, który po wydarzeniu będzie wysłany drogą elektroniczną.

  Zasady zgłaszania prac

• 1. Autorami prac biorących udział w Sesji Onkologicznej mogą być studenci kierunku lekarskiego wszystkich lat.  Prace studentów studiów doktoranckich nie będą przyjmowane.
  2. Każdy uczestnik może zaprezentować tylko jedną pracę.
  3. Każdy uczestnik może być współautorem maksymalnie 2 prac.
  4. Prace przedstawiane podczas Konkursu Prac Studenckich mogą dotyczyć wszystkich dziedzin związanych z onkologią – onkologii klinicznej, onkologii i hematologii dziecięcej, chirurgii onkologicznej, radioterapii, radiologii oraz patomorfologii.
  5. Przedmiotem oceny konkursowej są prace oryginalne i opisy przypadków medycznych, nieopublikowane w czasopismach.
  6. Prace poglądowe nie będą zakwalifikowane do wygłoszenia.
  7. Abstrakt musi być przygotowany w języku angielskim.
  8. Tytuł abstraktu należy podać w języku angielskim.
  9. Tekst abstraktu nie powinien zawierać więcej niż 300 słów (limit  nie obejmuje tytułu pracy, rozdziałów i afiliacji autorów).
  10. Abstrakt powinien składać się z następujących części:
      1. • w przypadku prac oryginalnych: introduction, aim of the study, materials and methods, results, conclusions;
         • w przypadku opisów przypadków klinicznych: introduction, aim of the study, case description, conclusions.
  11. Abstrakt nie może zawierać tabel, wykresów i rysunków.
  12. Abstrakt należy wysłać w formacie .doc lub .docx wraz z następującymi informacjami:
      1. • tytuł pracy w języku angielskim;
         • imiona i nazwiska wszystkich autorów pracy wraz z afiliacją;
         • imię i nazwisko współautora, który wygłosi pracę podczas Konkursu Prac Studenckich;
         • adres e-mail, na który ma zostać wysłana informacja o wynikach kwalifikacji pracy

zgodnie ze WZOREM ABSTRAKTU udostępnionym przez Organizatora na oficjalnej stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj].

1. Wymaganą czcionką jest  Times New Roman, 11; odstęp pojedynczy.
2. Uzupełniony WZÓR ABSTRAKTU należy wysłać drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do 4 listopada 2019 r., w tytule wpisując „ONCOweek KPS, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPS, Jan Kowalski).

Zasady kwalifikacji prac

1. Organizator powołuje Komisję Kwalifikującą, która zweryfikuje zgłoszone prace do zaprezentowania podczas Konkursu Prac Studenckich.
2. Komisja Kwalifikująca wybierze najlepsze abstrakty do prezentacji ustnej podczas Konkursu Prac Studenckich.
3. Każdy aplikujący zostanie powiadomiony o  wynikach kwalifikacji drogą elektroniczną do dnia 24 listopada 2019 r. (informacja zostanie wysłana na adres e-mail podany w wiadomości elektronicznej podczas wysyłania abstraktu).
4. Komisja Kwalifikująca zastrzega sobie prawo do zmiany liczby prac prezentowanych podczas Konkursu Prac Studenckich.
5. Prace niespełniające warunków podanych w niniejszym Regulaminie zostaną odrzucone.
6. Decyzja Komisji Kwalifikującej o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.

Zasady prezentacji prac

1. Zakwalifikowana praca powinna być wygłoszona przez jednego ze współautorów, podanego w wiadomości elektronicznej wraz z wysłanym abstraktem.
2. Autorzy pracy są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w programie MS Office Power Point zgodnie z szablonem udostępnionym do pobrania na stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj]. Wszystkie animacje i pliki dźwiękowe w prezentacjach dołączane są przez autorów na własną odpowiedzialność.
3. Prezentację należy udostępnić na adres e-mail według poradnika dostępnego na stronie Organizatora [LINK – kliknij tutaj] wraz z nazwiskiem osoby prezentującej oraz tytułem pracy na konkursprac@fundacjathorax.pl  do dnia 4 grudnia 2019 r.
4. Nieprzesłanie prezentacji multimedialnej w wyznaczonym terminie skutkować będzie skreśleniem pracy z listy prezentowanych prac podczas Konkursu Prac Studenckich.
5. Prace przedstawiane będą według harmonogramu ustalonego przez Organizatora.
6. Harmonogram Konkursu Prac Studenckich zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji do dnia 6 grudnia 2019 r.
7. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie Konferencji i Konkursu Prac Studenckich.
8. W uzasadnionych przypadkach praca może być prezentowana przez innego autora, po wcześniejszym (minimum 24 godzinym) poinformowaniu Organizatora.
9. Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, po której przewidziana jest 3 – minutowa dyskusja z Jury.
10. Prace powinny być zaprezentowane w formie ustnej w języku angielskim.
11. Wszyscy autorzy prac (zarejestrowani jako uczestnicy bierni) mają prawo do uczestniczenia w dyskusji.
12. Osoba prowadząca Konkurs Prac Studenckich może przerwać prezentację lub dyskusję
    w przypadku przekroczenia wyznaczonego czasu.
13. Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat Wygłoszenia Pracy.

Zasady oceny prac

1. Organizator zobowiązany jest do powołania Jury, w skład którego będą wchodzić specjaliści danej dziedziny odpowiadającej tematyce Konkursu Prac Studenckich.
2. Elementy prezentacji oceniane przez Jury:
   1. • wartość merytoryczna pracy;
      • innowacyjność;
      • czytelność przedstawianych treści i sposób ich prezentacji;
      • sposób i forma prowadzenia dyskusji.
3. Na podstawie sumy ocen przyznanych przez Jury zostaną wyłonione 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, I wyróżnienie).
4. W przypadku uzyskania tej samej ilości punktów przez dwie lub więcej prac, głos decydujący o przyznaniu nagrody będzie miał Przewodniczący Jury.
5. Wyniki Konkursu Prac Studenckich zostaną przedstawione po zakończeniu Konferencji (ok. godziny 17.00).
6. Informacje dotyczące wyników nie będą udzielane telefonicznie, ani drogą elektroniczną.
7. Decyzja Jury jest ostateczna i nieodwołalna.

Warsztaty

1. Podczas  Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek  – 8 grudnia 2019 r.  (niedziela) – odbędą się warsztaty adresowane do studentów uczelni medycznych.
2. Informacje dotyczące tematyki, miejsca i dokładnej godziny rozpoczęcia warsztatów będzie udostępniona na stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
3. W warsztatach może wziąć udział uczestnik bierny i czynny, który:
   1. • wypełnił formularz rejestracyjny Konferencji do 1 grudnia 2019 r.;
      • wypełnił formularz zgłoszeniowy na warsztaty (udostępniony na stronie internetowej oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek) do 1 grudnia 2019 r.
4. Liczba miejsc na warsztaty jest ograniczona, o udziale decyduje kolejność zgłoszeń.
5. Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym warsztacie, zaznaczonym w formularzu zgłoszeniowym.
6. Po zakończeniu rejestracji otrzymają Państwo wiadomość elektroniczną potwierdzającą uczestnictwo w danym warsztacie wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi warsztatów.
7. W przypadku rezygnacji z udziału w warsztatach należy jak najszybciej zgłosić ten fakt Organizatorowi, wtedy w to miejsce zostanie wpisana kolejna osoba z listy rezerwowej.

Zgoda na wykorzystanie wizerunku

1. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
2. Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, że fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej przez niego zarządzanej oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.

Postanowienia końcowe

• 1. Zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
  2. Zgłoszenie pracy przez autorów jest równocześnie zgodą na publikację streszczeń w Książce Abstraktów oraz udostępnienie informacji dot. tytułu pracy, autorów i wyników konkursu na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Jednocześnie jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie poprzez opublikowanie informacji na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
  4. Wszelkie kwestie sporne niezawarte w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane przez Organizatora.
  5. Zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) oraz RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich  danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji.
  6. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.