Regulamin Konferencji Studenckiej
REGULAMIN KONFERENCJI STUDENCKIEJ
ONCOweek
Nowotwór pod czujnym okiem dziś i jutro
oraz KONKURSU PRAC STUDENCKICH
Postanowienia ogólne
- Poniższy Regulamin, zwany dalej “Regulaminem”, określa warunki uczestnictwa w Podlaskim Tygodniu Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2- 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku.
- Podlaski Tydzień Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2 – 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku jest inicjatywą Fundacji THORAX oraz studentów i pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zwanych dalej “Organizatorem”.
- W ramach Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek 7 grudnia 2019 r. odbędą się Konkurs Prac Studenckich i Konferencja Studencka ONCOWEEK Nowotwór pod czujnym okiem dziś i jutro, dalej określana “Konferencją”, oraz warsztaty organizowane w dniu 8 grudnia 2019 r.
- Adresatami wydarzenia są studenci uczelni medycznych zainteresowani tematyką onkologiczną w zakresie chorób nowotworowych.
- Miejscem Konferencji i Konkursu Prac Studenckich jest Centrum Badań Innowacyjnych w Białymstoku ( ul. Waszyngtona 13, 15-269 Białystok).
- Czas trwania Konferencji i Konkursu Prac Studenckich są określone w Programie Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek opublikowanego na stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl.
- Oficjalny serwis internetowy Konferencji i Konkursu Prac Studenckich znajduje się pod adresem oncoweek.pl.
- Językami obowiązującymi podczas Konkursu Prac Studenckich i Konferencji są język polski i język angielski.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz Konkursie Prac Studenckich i obowiązują wszystkich Uczestników.
Zasady uczestnictwa w konferencji
- Do uczestnictwa w Konferencji uprawnieni są studenci wszystkich lat studiów kierunku lekarskiego uczelni medycznych.
- Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
- uczestnik bierny – uczestnik mogący brać udział w wykładach i Konkursie Prac Studenckich jako wolny słuchacz oraz czynnie uczestniczyć w warsztatach;
- uczestnik czynny – uczestnik mogący brać udział w wykładach jako wolny słuchacz, w Konkursie Prac Studenckich jako prezentujący pracę oraz czynnie uczestniczyć w warsztatach.
Wyboru formy uczestnictwa należy dokonać w formularzu rejestracyjnym Konferencji.
- Warunkiem uczestnictwa biernego w Konferencji jest: wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji do 1 grudnia 2019 r.
- Warunkiem uczestnictwa czynnego w Konferencji jest:
- wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji do 1 grudnia 2019 r.;
- uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości 50 zł do 1 grudnia 2019 r.;
- przesłanie abstraktu drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do 4 listopada 2019 r.
Formularz rejestracyjny Konferencji dla uczestników biernych i czynnych zostanie udostępniony na stronie internetowej oncoweek.pl 1 października 2019 r.
- Termin rejestracji uczestnictwa biernego i czynnego w Konferencji upływa 1 grudnia 2019 r. lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator poinformuje poprzez stronę internetową oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- Udział bierny w Konferencji jest bezpłatny.
- Płatność za uczestnictwo czynne możliwa jest do zrealizowania przelewem bankowym.
- Przelew bankowy należy wykonać na rachunek bankowy o numerze:
10 1020 1332 0000 1102 1045 6178 (Bank PKO BP),
TYTUŁEM: „ONCOweek KPS, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPS, Jan Kowalski).
- Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału biernego lub czynnego w Konferencji poprzez przekazanie informacji do Organizatora drogą elektroniczną na adres: konkursprac@fundacjathorax.pl z tytułem e-maila: “Rezygnacja z udziału w Konferencji + imię i nazwisko uczestnika, który rezygnuje”.
- Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału czynnego w Konkursie Prac Studenckich poprzez przekazanie informacji do Organizatora drogą elektroniczną na adres: konkursprac@fundacjathorax.pl z tytułem e-maila: “Rezygnacja z udziału w Konkursie Prac Studenckich + imię i nazwisko uczestnika czynnego, który rezygnuje”.
- W przypadku rezygnacji z uczestnictwa po uiszczeniu opłaty za udział czynny, pieniądze nie będą zwracane.
- Jedynym potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji będzie Certyfikat Uczestnictwa, który po wydarzeniu będzie wysłany drogą elektroniczną.
Zasady zgłaszania prac
- Autorami prac biorących udział w Sesji Onkologicznej mogą być studenci kierunku lekarskiego wszystkich lat. Prace studentów studiów doktoranckich nie będą przyjmowane.
- Każdy uczestnik może zaprezentować tylko jedną pracę.
- Każdy uczestnik może być współautorem maksymalnie 2 prac.
- Prace przedstawiane podczas Konkursu Prac Studenckich mogą dotyczyć wszystkich dziedzin związanych z onkologią – onkologii klinicznej, onkologii i hematologii dziecięcej, chirurgii onkologicznej, radioterapii, radiologii oraz patomorfologii.
- Przedmiotem oceny konkursowej są prace oryginalne i opisy przypadków medycznych, nieopublikowane w czasopismach.
- Prace poglądowe nie będą zakwalifikowane do wygłoszenia.
- Abstrakt musi być przygotowany w języku angielskim.
- Tytuł abstraktu należy podać w języku angielskim.
- Tekst abstraktu nie powinien zawierać więcej niż 300 słów (limit nie obejmuje tytułu pracy, rozdziałów i afiliacji autorów).
- Abstrakt powinien składać się z następujących części:
- w przypadku prac oryginalnych: introduction, aim of the study, materials and methods, results, conclusions;
- w przypadku opisów przypadków klinicznych: introduction, aim of the study, case description, conclusions.
- Abstrakt nie może zawierać tabel, wykresów i rysunków.
- Abstrakt należy wysłać w formacie .doc lub .docx wraz z następującymi informacjami:
- tytuł pracy w języku angielskim;
- imiona i nazwiska wszystkich autorów pracy wraz z afiliacją;
- imię i nazwisko współautora, który wygłosi pracę podczas Konkursu Prac Studenckich;
- adres e-mail, na który ma zostać wysłana informacja o wynikach kwalifikacji pracy
zgodnie ze WZOREM ABSTRAKTU udostępnionym przez Organizatora na oficjalnej stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj].
- Wymaganą czcionką jest Times New Roman, 11; odstęp pojedynczy.
- Uzupełniony WZÓR ABSTRAKTU należy wysłać drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do 4 listopada 2019 r., w tytule wpisując „ONCOweek KPS, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPS, Jan Kowalski).
Zasady kwalifikacji prac
- Organizator powołuje Komisję Kwalifikującą, która zweryfikuje zgłoszone prace do zaprezentowania podczas Konkursu Prac Studenckich.
- Komisja Kwalifikująca wybierze najlepsze abstrakty do prezentacji ustnej podczas Konkursu Prac Studenckich.
- Każdy aplikujący zostanie powiadomiony o wynikach kwalifikacji drogą elektroniczną do dnia 24 listopada 2019 r. (informacja zostanie wysłana na adres e-mail podany w wiadomości elektronicznej podczas wysyłania abstraktu).
- Komisja Kwalifikująca zastrzega sobie prawo do zmiany liczby prac prezentowanych podczas Konkursu Prac Studenckich.
- Prace niespełniające warunków podanych w niniejszym Regulaminie zostaną odrzucone.
- Decyzja Komisji Kwalifikującej o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.
Zasady prezentacji prac
- Zakwalifikowana praca powinna być wygłoszona przez jednego ze współautorów, podanego w wiadomości elektronicznej wraz z wysłanym abstraktem.
- Autorzy pracy są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w programie MS Office Power Point zgodnie z szablonem udostępnionym do pobrania na stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj]. Wszystkie animacje i pliki dźwiękowe w prezentacjach dołączane są przez autorów na własną odpowiedzialność.
- Prezentację należy udostępnić na adres e-mail według poradnika dostępnego na stronie Organizatora [LINK – kliknij tutaj] wraz z nazwiskiem osoby prezentującej oraz tytułem pracy na konkursprac@fundacjathorax.pl do dnia 4 grudnia 2019 r.
- Nieprzesłanie prezentacji multimedialnej w wyznaczonym terminie skutkować będzie skreśleniem pracy z listy prezentowanych prac podczas Konkursu Prac Studenckich.
- Prace przedstawiane będą według harmonogramu ustalonego przez Organizatora.
- Harmonogram Konkursu Prac Studenckich zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji do dnia 6 grudnia 2019 r.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie Konferencji i Konkursu Prac Studenckich.
- W uzasadnionych przypadkach praca może być prezentowana przez innego autora, po wcześniejszym (minimum 24 godzinym) poinformowaniu Organizatora.
- Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, po której przewidziana jest 3 – minutowa dyskusja z Jury.
- Prace powinny być zaprezentowane w formie ustnej w języku angielskim.
- Wszyscy autorzy prac (zarejestrowani jako uczestnicy bierni) mają prawo do uczestniczenia w dyskusji.
- Osoba prowadząca Konkurs Prac Studenckich może przerwać prezentację lub dyskusję
w przypadku przekroczenia wyznaczonego czasu. - Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat Wygłoszenia Pracy.
Zasady oceny prac
- Organizator zobowiązany jest do powołania Jury, w skład którego będą wchodzić specjaliści danej dziedziny odpowiadającej tematyce Konkursu Prac Studenckich.
- Elementy prezentacji oceniane przez Jury:
- wartość merytoryczna pracy;
- innowacyjność;
- czytelność przedstawianych treści i sposób ich prezentacji;
- sposób i forma prowadzenia dyskusji.
- Na podstawie sumy ocen przyznanych przez Jury zostaną wyłonione 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, I wyróżnienie).
- W przypadku uzyskania tej samej ilości punktów przez dwie lub więcej prac, głos decydujący o przyznaniu nagrody będzie miał Przewodniczący Jury.
- Wyniki Konkursu Prac Studenckich zostaną przedstawione po zakończeniu Konferencji (ok. godziny 17.00).
- Informacje dotyczące wyników nie będą udzielane telefonicznie, ani drogą elektroniczną.
- Decyzja Jury jest ostateczna i nieodwołalna.
Warsztaty
- Podczas Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek – 8 grudnia 2019 r. (niedziela) – odbędą się warsztaty adresowane do studentów uczelni medycznych.
- Informacje dotyczące tematyki, miejsca i dokładnej godziny rozpoczęcia warsztatów będzie udostępniona na stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- W warsztatach może wziąć udział uczestnik bierny i czynny, który:
- wypełnił formularz rejestracyjny Konferencji do 1 grudnia 2019 r.;
- wypełnił formularz zgłoszeniowy na warsztaty (udostępniony na stronie internetowej oncoweek.pl oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek) do 1 grudnia 2019 r.
- Liczba miejsc na warsztaty jest ograniczona, o udziale decyduje kolejność zgłoszeń.
- Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym warsztacie, zaznaczonym w formularzu zgłoszeniowym.
- Po zakończeniu rejestracji otrzymają Państwo wiadomość elektroniczną potwierdzającą uczestnictwo w danym warsztacie wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi warsztatów.
- W przypadku rezygnacji z udziału w warsztatach należy jak najszybciej zgłosić ten fakt Organizatorowi, wtedy w to miejsce zostanie wpisana kolejna osoba z listy rezerwowej.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku
- Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
- Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, że fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej przez niego zarządzanej oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
Postanowienia końcowe
- Zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
- Zgłoszenie pracy przez autorów jest równocześnie zgodą na publikację streszczeń w Książce Abstraktów oraz udostępnienie informacji dot. tytułu pracy, autorów i wyników konkursu na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Jednocześnie jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie poprzez opublikowanie informacji na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- Wszelkie kwestie sporne niezawarte w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane przez Organizatora.
- Zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) oraz RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania.