Skip to content

Regulamin konferencji ONCOweek 2019

1.Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin dotyczy kwestii związanych z Konferencją Podlaski Tydzień Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, która odbędzie się w terminie 02-08.12.2019 r. w Białymstoku, zwanej dalej Wydarzeniem, którego Organizatorem jest Fundacja Rozwoju Profilaktyki Diagnostyki i Leczenia Chorób Klatki Piersiowej THORAX o numerze KRS 848758239 z siedzibą w Białymstoku, Białostocki Park Naukowo-Technologiczny ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok, zwana dalej Organizatorem.

1.2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

1.2.1. Konferencja lekarska: Konferencja naukowo-szkoleniowa, zaplanowana na dzień 7.12.2019 r. w godzinach 8:00-18:00 Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym. Miejsce Konferencji: Euroregionalne Centrum Farmacji (ECF), ul. Mickiewicza 2D, 15-222 Białystok. Wymagana jest rejestracja uczestników.

1.2.2. Konferencja studencka: Konferencja naukowo-szkoleniowa, zaplanowana na 7.12.2019 r. w godzinach 8:00-18:00 oraz 8.12.2019 r. w godzinach 12:00-16:00 Nowotwór pod czujnym okiem dziś i jutro. Miejsce Konferencji: Centrum Badań Innowacyjnych (CBI), Waszyngtona 13a, 15-269 Białystok. Wymagana jest rejestracja uczestników.

1.2.3. Panel Vesaliusza: Konferencja edukacyjna zaplanowana na 08.12.2019 r. w godzinach 10:00-12:00 Panel Vesaliusza. Miejsce konferencji Aula Magna – Pałac Branickich Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

1.2.4. Konferencja uczniowska: Konferencja edukacyjna zaplanowana na 02.12.2019 r. w godzinach 9:00-14:00 Wybieram zdrowie. Miejsce konferencji Aula Magna, Pałac Branickich Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok. Wymagana rejestracja uczestników.

1.2.5. Spotkanie otwarte: Konferencja edukacyjna zaplanowana na 08.12.2019 r. w godzinach 13:00-16:00 Moje zdrowie w moich rękach. Miejsce konferencji Aula Magna – Pałac Branickich Jana Kilińskiego 1, 15-089 Białystok.

1.2.6 Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna dokonująca rejestracji na Wydarzenie poprzez Formularz Zgłoszeniowy, dostępny online na stronie internetowej Wydarzenia.

1.2.7 Partner: podmiot trzeci, osoba fizyczna lub prawna, która wykupiła uczestnictwo w Konferencji studenckiej lub sponsoruje inne spotkanie podczas Wydarzenia zgodnie z cennikiem i dostępem Pakietów Sponsorskich umieszczonych na stronie internetowej Wydarzenia.

1.2.8. Sponsor: podmiot trzeci, osoba fizyczna lub prawna, która wykupiła uczestnictwo w Konferencji lekarskiej, zgodnie z cennikiem i dostępem Pakietów Sponsorskich umieszczonych na stronie internetowej Wydarzenia.

1.2.9. Potwierdzenie udziału: komunikat wysyłany przez Organizatora Wydarzenia w odpowiedzi na zgłoszenie dokonane poprzez Formularz Zgłoszeniowy.

1.2.10. Strona internetowa Wydarzenia: oncoweek.pl .

1.2.11. Strona internetowa Organizatora: fundacjathorax.pl .

1.3. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec Uczestników, Partnerów, Sponsorów Wydarzenia.

1.4. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Wydarzenia i zobowiązuje się do publikacji aktualnych informacji na stronie internetowej Wydarzenia.

  1. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji lekarskiej.

2.1. W celu wzięcia udziału w Konferencji lekarskiej – uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji przez wypełnienie formularza dostępnego na stronie internetowej oraz terminowego uiszczenia opłaty w wysokości i na konto wskazane na stronie internetowej Wydarzenia.

2.2. Uczestnikami Konferencji lekarskiej mogą być lekarze specjaliści, lekarze Podstawowej Opieki Zdrowotnej, lekarze w trakcie szkolenia specjalizacyjnego, lekarze stażyści, osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz przedstawiciele Organizatora i Sponsorów Konferencji lekarskiej.

2.3. W ramach Konferencji lekarskiej mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz wystawa przedsiębiorstw branż farmaceutycznej i sprzętowej. Dokładny plan Konferencji dostępny jest na stronie internetowej oncoweek.pl.

2.4. Każdy Uczestnik, biorący udział w Konferencji lekarskiej otrzyma certyfikat uczestnictwa.

2.5. Za udział w Konferencji lekarskiej Uczestnik nie otrzyma punktów edukacyjnych, zgodnie z zasadami ustalonymi przez Okręgową Izbę Lekarską, o ile Okręgowa Izba Lekarska przewidziała taką możliwość.

2.6. Warunkami uczestnictwa w Konferencji lekarskiej są:

2.6.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji lekarskiej poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego Stronie internetowej Wydarzenia oncoweek.pl do dnia 06.12.2019 r. lub osobiście w recepcji Organizatora w dniu trwania Konferencji lekarskiej w dniu 07.12.2019 r. Rejestracja w dniu Konferencji lekarskiej możliwa jedynie w przypadku wolnych miejsc.

2.6.2. Uiszczenie opłaty w wysokości i terminie podanych przez Organizatora: opłata zjazdowa i rejestracja uczestnika wynosi 0 złotych.

2.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji lekarskiej.

2.8. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na Stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, Sponsorami a Organizatorem.

2.9. W ramach Konferencji lekarskiej istnieje możliwość udziału w Konkursie Prac Doktoranckich. Regulamin Konkursu jest dostępny pod adresem (LINK).

  1. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji studenckiej

3.1. W celu wzięcia udziału w Konferencji  studenckiej – uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji przez wypełnienie formularza na Stronie internetowej Wydarzenia oncoweek.pl.

3.2. Uczestnikami Konferencji studenckiej mogą być studenci, lekarze specjaliści, lekarze POZ, specjaliści związani ze służbą zdrowia, wykonujący inne zawody medyczne, a także osoby uprawnione do wystawiania recept lub osoby prowadzące obrót produktami leczniczymi oraz inne osoby związane zawodowo z tematyką Wydarzenia i Konferencji studenckiej oraz przedstawiciele Organizatora i Partnerów.

3.3. W ramach Konferencji studenckiej mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz wystawa przedsiębiorstw branż farmaceutycznej i sprzętowej z wyłączeniem promocji leków zarezerwowanej do osób uprawnionych. Dokładny plan Konferencji dostępny jest na Stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl.

3.4. Każdy Uczestnik, biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji studenckiej.

3.5. Warunkami uczestnictwa w Konferencji studenckiej są:

3.5.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji studenckiej poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego Stronie internetowej Wydarzenia oncoweek.pl w terminie do 06.12.2019 r. lub osobiście w recepcji Organizatora w dniu trwania Konferencji studenckiej w dniu 07.12.2019 r. Rejestracja w dniu Konferencji studenckiej możliwa jedynie w przypadku wolnych miejsc.

3.6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji studenckiej.

3.7. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na Stronie internetowej Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, Partnerami a Organizatorem.

3.8. W ramach Konferencji lekarskiej istnieje możliwość udziału w Konkursie Prac Studenckich. Regulamin Konkursu Prac Studenckich jest dostępny pod adresem (LINK).

  1. Zgłoszenie uczestnika wygłaszającego prezentację

3.1. Uczestnicy po zgłoszeniu chęci wygłoszenia własnej prezentacji podczas sesji naukowo-dydaktycznej muszą zostać uprzednio zakwalifikowani przez Komitet Naukowy Konferencji.

3.2. Uczestnik zgłasza chęć wygłoszenia prezentacji podczas sesji naukowo-dydaktycznej do Komitetu Naukowego Wydarzenia po przez e-mail na adres konferencja@fundacjathorax.pl nie później niż 11.11.2019 r.

3.3. Zasady kwalifikacji prezentacji przez Komitet Naukowy Konferencji określone są na stronie internetowej Wydarzenia.

3.4. Wygłaszane przez Uczestników tezy i poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich formę ani treść merytoryczną.

3.5. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć jak też w jakikolwiek inny sposób naruszające prawo obowiązujące na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.

  1. Opłaty

4.1. Informacja na temat wysokości opłat za uczestnictwo w Wydarzeniu jest zamieszczona na stronie internetowej Wydarzenia.

4.2. Opłatę za udział w Konferencji lekarskiej, Konkurs Prac Doktoranckich lub Konkurs Prac Studenckich należy uiścić na konto wskazane przez Organizatora. Informacje wymagane w opłatach znajdują się również na Stronie internetowego Wydarzenia.

4.3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji lekarskiej, Konkurs Prac Doktoranckich lub Konkurs Prac Studenckich w terminie podanym przez Organizatora na Stronie internetowej Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

4.4. Organizator wystawi fakturę VAT lub rachunek na potwierdzenie dokonanych wpłat.

4.5. Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Wydarzeniu.

4.6. Wszelkie koszty udziału w Konferencji lekarskiej, Konkurs Prac Doktoranckich lub Konkurs Prac Studenckich a w szczególności pobyt i przejazd Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

  1. Rezygnacja z udziału w Konferencji lekarskiej lub studenckiej

5.1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji lekarskiej, Konkursie Prac Doktoranckich lub Konkursie Prac Studenckich w terminie 14 dni od daty rezerwacji uczestnictwa nie później jednak niż do dnia 07.12.2019 r. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji i odpowiednim Konkursie może być dokonana w formie pisemnej – formularz rezygnacji z Konferencji lekarskiej, Konkursu Prac Doktoranckich lub Konkursu Prac Studenckich stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

Rezygnacja z uczestnictwa w  przypadku zgłoszenia po 6.12.2019 r. jest niemożliwa.

5.2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji lekarskiej lub studenckiej Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.

  1. Udział w spotkaniu pt.: Panel Vesaliusza.

6.1. Uczestnikami Panelu Vesaliusza mogą być studenci, lekarze, osoby zawodowo związane ze środowiskiem medycznym w regionie, zainteresowane doświadczeniem zawodowym wybitnych lekarzy, specjalistów, naukowców zaproszonych do udziału w spotkaniu. Lista prelegentów dostępna jest na Stronie internetowej Wydarzenia.

  1. Rejestracja uczestników Konferencji uczniowskiej Wybieram Zdrowie

7.1. W celu wzięcia udziału Konferencji Uczniowskiej Wybieram Zdrowie – uprawniony przedstawiciel szkoły ma obowiązek dokonania rejestracji poprzez formularz dostępny na Stronie internetowej Organizatora.

7.2. Uczestnikami Konferencji uczniowskiej mogą być uczniowie klas 6,7 i 8 szkół podstawowych, nauczyciele, opiekunowie i dyrekcja placówek oświatowych, przedstawiciele Kuratorium Oświaty, Organizatorzy, Patroni i ich przedstawiciele oraz Partnerzy będący fundatorami nagród i sponsorami spotkania oraz media.

7.3. W ramach Konferencji uczniowskiej mogą odbywać się sesje naukowo-dydaktyczne, edukacyjne oraz aktywności artystyczne. Dokładny plan Konferencji uczniowskiej dostępny jest na stronie internetowej Wydarzenia.

7.4. Każdy uczestnik Konferencji uczniowskiej otrzyma certyfikat uczestnictwa w spotkaniu w ramach wolontariatu na rzecz Organizatora.

7.5. Warunkami uczestnictwa grupy uczniów i opiekunów szkolnych w Konferencji uczniowskiej jest przesłanie odpowiedniego formularza, dostępnego na stronie internetowej wydarzenia do dnia 17.11.2019 r. O kwalifikacji decyduje kolejność zgłoszeń.

7.6. Zgłoszenie uczestnictwa grupy uczniów w Konferencji uczniowskiej w roli słuchaczy należy wykonać przez opiekuna grupy – przedstawiciela szkoły, poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Wydarzenia – liczba miejsc jest ograniczona.

7.7 Wymagana jest pisemna zgoda rodzica lub opiekuna prawnego dziecka wyrażona na formularzach Organizatora dostępnych na stronie internetowej Wydarzenia. Skany wypełnionych i podpisanych zgód będą dostarczone w dniu rejestracji zespołu przez formularz rejestracyjny, osobno na adres e- mail: konkursvideo@fundacjathorax.pl, z tytułem e-mail: „ZGODA- SP numer X, imię i nazwisko Opiekuna”.

7.8. Rejestrację uczestników Młodzieżowego Konkursu Filmowego, którego rozstrzygniecie odbędzie się podczas Konferencji uczniowskiej, należy wykonać poprzez formularz dostępny na stronie internetowej Wydarzenia, razem z rejestracją zespołu w Konferencji uczniowskiej. Termin przyjmowania zgłoszeń Zespołów reprezentujących szkołę, upływa 17.11.2019 r. Termin przesyłania filmów upływa 17.11.2019 r. Regulamin Młodzieżowego Konkursu Filmowego jest dostępny na stronie Internetowej Wydarzenia.

7.9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w spotkaniu młodzieżowym i wszystkich dodatkowych wydarzeniach z nim związanych.

7.8. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji uczniowskiej oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem, Partnerami a Organizatorem.

  1. Udział w spotkaniu otwartym Moje zdrowie w moich rękach

8.1. Uczestnikami spotkania otwartego mogą być osoby prywatne, mieszkańcy miasta Białegostoku oraz województwa podlaskiego, studenci, lekarze, osoby zawodowo związane ze środowiskiem medycznym w regionie, przedstawiciele mediów, osoby  pełnoletnie i niepełnoletnie pod opieką osób dorosłych oraz całe społeczeństwo.

8.2. Warunki udziału i prezentacji organizacji studenckich, organizacji pacjentów, fundacji i stowarzyszeń, oraz organizacji pożytku publicznego, zaplanowana podczas spotkania otwartego, określa regulamin dostępny na stronie internetowej Organizatora. Rejestracja odbywa się poprzez formularz rejestracyjny NGO dostępny na stronie Organizatora. Termin rejestracji zgłoszeń upływa 30.10.2019 r.

  1. Reklamacje

9.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Wydarzenia wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres Fundacja Rozwoju Profilaktyki Diagnostyki i Leczenia Chorób Klatki Piersiowej THORAX, Białostocki Park Naukowo-Technologiczny, ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok.

9.2. Reklamacje Uczestników Wydarzenia mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Wydarzenia.

9.3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

  1. Ochrona danych osobowych i odpowiedzialność Uczestników

10.1. Dane osobowe Uczestników przechowywane będą w zakresie niezbędnym do obsługi i rozliczenia Konferencji. Administratorem danych jest Fundacja Rozwoju Profilaktyki Diagnostyki i Leczenia Chorób Klatki Piersiowej THORAX, Białostocki Park Naukowo-Technologiczny, ul. Żurawia 71, 15-540 Białystok.

10.2. Podczas Konferencji i Warsztatów Organizator można przeprowadzać sesje fotograficzne i wideo. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystywanie wizerunku każdego z Uczestników, Prelegentów i Prowadzących w materiałach informacyjnych i promocyjnych Konferencji.

  1. Postanowienia końcowe

11.1. Uczestnicy są zobowiązani zapoznać się z niniejszym Regulaminem.

11.2. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

11.3. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, chyba że przepisy powszechnie obowiązującego prawa stanowią inaczej.

11.4. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504 z późn. zm.).

11.5. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Wydarzeniem.

11.6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i obowiązują wszystkich Uczestników.

11.7. Koszt przejazdu na Wydarzenie oraz noclegu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

11.8. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania lub przełożenia Wydarzenia.

11.9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93, z późn. zm).

11.10. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Wydarzenia.

11.11. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.08.2019 r. Organizator ma prawo do zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w chwili publikacji na stronie internetowej Wydarzenia.