Regulamin Konkursu Prac Doktoranckich
POSTANOWIENIA OGÓLNE
- Poniższy Regulamin, zwany dalej “Regulaminem”, określa warunki uczestnictwa w Podlaskim Tygodniu Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2 – 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku.
- Podlaski Tydzień Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, który odbędzie się w dn. 2 – 8 grudnia 2019 r. w Białymstoku jest inicjatywą Fundacji THORAX oraz studentów i pracowników Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku, zwanych dalej “Organizatorem”.
- W ramach Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek, 7 grudnia 2019 r. odbędzie się Konkurs Prac Doktoranckich adresowany do doktorantów nauk medycznych zainteresowanych różnymi dyscyplinami z zakresu chorób nowotworowych. Prace studentów kierunku lekarskiego nie będą przyjmowane.
- Miejscem Konkursu Prac Doktoranckich jest budynek Euroregionalnego Centrum Farmacji (ECF), Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku (Białystok, 15-001, ul. Mickiewicza 2D).
- Czas trwania Konkursu Prac Doktoranckich jest określony w Programie Podlaskiego Tygodnia Profilaktyki i Leczenia Chorób Nowotworowych ONCOweek opublikowanego na stronie internetowej oncoweek.pl.
- Oficjalny serwis internetowy Konkursu Prac Doktoranckich znajduje się pod adresem oncoweek.pl.
- Językiem obowiązującym podczas Konkursu Prac Doktoranckich jest język angielski.
- Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konkursie Prac Doktoranckich i obowiązują wszystkich Uczestników.
ZASADY UCZESTNICTWA
- Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konkursie Prac Doktoranckich:
- uczestnik bierny – uczestnik mogący brać udział w wykładach podczas Konferencji ONCOweek Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym oraz Konkursie Prac Doktoranckich jako wolny słuchacz
- uczestnik czynny – uczestnik mogący brać udział w wykładach podczas Konferencji ONCOweek Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym jako wolny słuchacz, w Konkursie Prac Doktoranckich jako prezentujący pracę oraz czynnie uczestniczyć w warsztatach.
Wyboru formy uczestnictwa należy dokonać w formularzu rejestracyjnym Konferencji.
- Warunkiem uczestnictwa biernego jest:
- wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji ONCOweek Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym udostępnionego na oficjalnej stronie internetowej Konferencji oncoweek.pl do 1 grudnia 2019 r.;
- uiszczenie opłaty konferencyjnej w wysokości wedle tabeli opłat na konferencji lekarskiej
W przypadku rejestracji przed 30 listopada 2019 r. uczestnictwo bierne jest BEZPŁATNE.
- Warunkiem uczestnictwa czynnego jest:
- wypełnienie formularza rejestracyjnego Konferencji ONCOweek Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym udostępnionego na stronie internetowej do 1 grudnia 2019 r.;
- uiszczenie opłaty Konkursu Prac Doktoranckich w wysokości 60 zł do 1 grudnia 2019 r.;
- przesłanie abstraktu drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do 11 listopada 2019 r.
- Współautorzy prac mogą uczestniczyć w Konkursie Prac Doktoranckich jako uczestnicy bierni Konferencji ONCOweek Współpraca zespołowa w leczeniu onkologicznym.
- Płatność za uczestnictwo bierne i czynne możliwa jest do zrealizowania przelewem bankowym.
- Przelew bankowy należy wykonać na rachunek bankowy o numerze:
10 1020 1332 0000 1102 1045 6178 (Bank PKO BP)
TYTUŁEM: „ONCOweek KPD, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPD, Jan Kowalski).
- Formularz rejestracyjny dla uczestników biernych i czynnych zostanie udostępniony na stronie internetowej oncoweek.pl 1 października 2019 r.
- Uczestnik ma prawo do rezygnacji z udziału czynnego poprzez przekazanie informacji o rezygnacji z udziału w Konkursie Prac Doktoranckich do Organizatora drogą mailową na adres: konkursprac@fundacjathorax.pl z tytułem e-maila: “Rezygnacja z udziału w Konkursie Prac Doktoranckich + imię i nazwisko uczestnika czynnego, który rezygnuje”.
- W przypadku rezygnacji z uczestnictwa po uiszczeniu opłaty za udział czynny, pieniądze nie będą zwracane.
ZASADY ZGŁASZANIA PRAC
- Prace przedstawiane podczas Konkursu Prac Doktoranckich mogą dotyczyć wszystkich dziedzin związanych z onkologią – onkologii klinicznej, onkologii i hematologii dziecięcej, chirurgii onkologicznej, radioterapii, radiologii oraz patomorfologii.
- Przedmiotem oceny konkursowej są prace oryginalne i opisy przypadków medycznych, nieopublikowane w czasopismach.
- Każdy uczestnik czynny może zaprezentować tylko jedną pracę.
- Każdy uczestnik czynny może być współautorem maksymalnie 2 prac.
- Prace poglądowe nie będą zakwalifikowane do wygłoszenia.
- Abstrakt musi być przygotowany w języku angielskim.
- Tytuł abstraktu należy podać w języku angielskim.
- Tekst abstraktu nie powinien zawierać więcej niż 300 słów (limit nie obejmuje tytułu pracy, rozdziałów i afiliacji autorów).
- Abstrakt powinien składać się z następujących części:
- w przypadku prac oryginalnych: introduction, aim of the study, materials and methods, results, conclusions
- w przypadku opisów przypadków klinicznych: introduction, aim of the study, case description, conclusions.
- Abstrakt nie może zawierać tabel, wykresów i rysunków.
- Abstrakt należy wysłać w formacie .doc lub .docx wraz z następującymi informacjami:
- tytuł pracy w języku angielskim;
- imiona i nazwiska wszystkich autorów pracy wraz z afiliacją;
- imię i nazwisko współautora, który wygłosi pracę podczas Konkursu Prac Studenckich;
- adres e-mail, na który ma zostać wysłana informacja o wynikach kwalifikacji pracy
zgodnie ze WZOREM ABSTRAKTU udostępnionym przez Organizatora na oficjalnej stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj].
- Wymaganą czcionką jest Times New Roman, 11; odstęp pojedynczy.
- Uzupełniony WZÓR ABSTRAKTU należy wysłać drogą elektroniczną na adres konkursprac@fundacjathorax.pl do dnia 11 listopada 2019 r., w tytule wpisując „ONCOweek KPD, Imię Nazwisko” (np.: ONCOweek KPD, Jan Kowalski).
ZASADY KWALIFIKACJI PRAC
- Organizator powołuje Komisję Kwalifikującą, która zweryfikuje zgłoszone prace do zaprezentowania podczas Konkursu Prac Doktoranckich.
- Komisja Kwalifikująca wybierze najlepsze abstrakty do prezentacji ustnej podczas Konkursu Prac Doktoranckich.
- Każdy aplikujący zostanie powiadomiony o wynikach kwalifikacji drogą elektroniczną do dnia 24 listopada 2019 r. (informacja zostanie wysłana na adres e-mail podany w wiadomości elektronicznej podczas wysyłania abstraktu).
- Komisja Kwalifikująca zastrzega sobie prawo do zmiany liczby prac prezentowanych podczas Konkursu Prac Doktoranckich.
- Prace niespełniające warunków podanych w niniejszym Regulaminie zostaną odrzucone.
- Decyzja Komisji Kwalifikującej o przyjęciu lub odrzuceniu pracy jest ostateczna.
ZASADY PREZENTACJI PRAC
- Zakwalifikowana praca powinna być wygłoszona przez jednego ze współautorów, podanego w wiadomości elektronicznej wraz z wysłanym abstraktem.
- Autorzy pracy są zobowiązani do przygotowania prezentacji multimedialnej w programie MS Office Power Point zgodnie z szablonem udostępnionym do pobrania na stronie internetowej Konferencji [LINK – kliknij tutaj]. Wszystkie animacje i pliki dźwiękowe w prezentacjach dołączane są przez autorów na własną odpowiedzialność.
- Prezentację należy udostępnić na adres e-mail według poradnika dostępnego na stronie Organizatora [LINK – kliknij tutaj] wraz z nazwiskiem osoby prezentującej oraz tytułem pracy na konkursprac@fundacjathorax.pl do dnia 5 grudnia 2019 r.
- Nieprzesłanie prezentacji multimedialnej w wyznaczonym terminie skutkować będzie skreśleniem pracy z listy prezentowanych prac podczas Konkursu Prac Studenckich.
- Prace przedstawiane będą według harmonogramu ustalonego przez Organizatora.
- Harmonogram Konkursu Prac Studenckich zostanie opublikowany na stronie internetowej Konferencji do dnia 6 grudnia 2019 r.
- Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie Konferencji i Konkursu Prac Studenckich.
- W uzasadnionych przypadkach praca może być prezentowana przez innego autora, po wcześniejszym (minimum 24 godzinnym) poinformowaniu Organizatora.
- Nieprzekraczalny czas przeznaczony na prezentację wynosi 7 minut, po której przewidziana jest 3 – minutowa dyskusja z Jury.
- Prace powinny być zaprezentowane w formie ustnej w języku angielskim.
- Dyskusja z Jury odbędzie się w języku angielskim.
- Wszyscy autorzy prac (zarejestrowani jako uczestnicy bierni) mają prawo do uczestniczenia w dyskusji.
- Osoba prowadząca Konkurs Prac Studenckich może przerwać prezentację lub dyskusję w przypadku przekroczenia wyznaczonego czasu.
- Osoba prezentująca pracę otrzyma Certyfikat Wygłoszenia Pracy.
ZASADY OCENY PRAC
- Organizator zobowiązany jest do powołania Jury, w skład którego będą wchodzić specjaliści danej dziedziny odpowiadającej tematyce Konkursu Prac Doktoranckich.
- Elementy prezentacji oceniane przez Jury:
- wartość merytoryczna;
- innowacyjność;
- czytelność przedstawianych treści i sposób ich prezentacji;
- sposób i forma prowadzenia dyskusji.
- Na podstawie sumy ocen przyznanych przez Jury zostaną wyłonione 3 najlepsze prace (I miejsce, II miejsce, I wyróżnienie).
- W przypadku uzyskania tej samej ilości punktów przez dwie lub więcej prac, głos decydujący o przyznaniu nagrody będzie miał Przewodniczący Jury.
- Wyniki Konkursu Prac Doktoranckich zostaną przedstawione tego samego dnia tj. 7 grudnia 2019 r. ok. godziny 17.00.
- Informacje dotyczące wyników nie będą udzielane telefonicznie ani drogą elektroniczną.
- Decyzja Jury jest ostateczna i nieodwołalna.
ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU
- Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne oraz filmować przebieg Konferencji dla celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora.2. Uczestnictwo w Konferencji jest równoznaczne z wyrażeniem przez Uczestnika zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora, podmioty z nim powiązane wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych bez ograniczeń czasowych i terytorialnych.
- Wyrażenie zgody jest jednoznaczne z tym, że fotografie, filmy lub nagrania wykonane podczas Konferencji mogą zostać umieszczone na stronie internetowej Konferencji lub innej przez niego zarządzanej oraz wykorzystane w materiałach promocyjnych, także rozpowszechniane w tym celu za pomocą wizji bądź fonii. Uczestnik zrzeka się niniejszym wszelkich roszczeń (istniejących i przyszłych), w tym również o wynagrodzenie względem Organizatora z tytułu wykorzystywania ich wizerunku/głosu/wypowiedzi na potrzeby określone w niniejszym Regulaminie.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Zgłoszenie Uczestnika do udziału w Konferencji jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i wyrażeniem przez niego zgody na przetwarzanie jego danych osobowych przez Organizatora na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa.
- Zgłoszenie pracy przez autorów jest równocześnie zgodą na publikację streszczeń w Książce Abstraktów oraz udostępnienie informacji dot. tytułu pracy, autorów i wyników konkursu na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminów. Jednocześnie jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie poprzez opublikowanie informacji na stronie internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych na oficjalnej stronie wydarzenia na Facebooku facebook.com/oncoweek.
- Wszelkie kwestie sporne niezawarte w niniejszym Regulaminie będą rozstrzygane przez Organizatora.
- Zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) oraz RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) Organizator Konferencji nie przekazuje, nie sprzedaje i nie użycza zgromadzonych danych osobowych Uczestników innym osobom lub instytucjom. Dane osobowe podane przez Uczestnika są traktowane jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Konferencji.
- Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego opublikowania